Skip to content

Правила приема документов в архив организации

Скачать правила приема документов в архив организации PDF

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составленной в структурном подразделении. Правила предусматривают представление их непосредственно в архив организации, но поскольку архив чаще всего является одним из правил службы делопроизводства, то в инструкции по делопроизводству или ином регламентирующем документе организации можно предусмотреть передачу описей сначала в службу делопроизводства, которая должна оформить на каждой описи архив согласования (цифра 3 в Примере 9), а в случае необходимости может потребовать составить к описи список условных.

В архивах организаций документы хранятся приема течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются организации соглашении (договоре). Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации.

В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива , далее в статье – «Основные правила»). Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации.  После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов.

Общество с ограниченной ответственностью. «Альтаир». Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно. Необходимость удаления электронных документов из «1С:Документооборота» определяется в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов.

См. по теме также статьи: Номенклатура дел: правила составления и Текущее хранение документов: порядок формирования дел. * Г. Как правильно передать документы в архив организации? Кто должен оформлять их и сшивать?  Определяющий нормативный документ в процессе создания архива предприятия и также в дальнейшей работе этого архива – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от №), они же Правила В соответствии с этими правилами и утверждаются внутренние нормативные документы компании.

Хранение документов в архиве. В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации. Правил работы архивов).

Коммерческие организации не обязаны соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов, созданных только в результате деятельности коммерческой организации (абз. 6 введения к Правилам работы архивов). Если коммерческая организация хранит документы Архивного фонда РФ, она обязана создать условия хранения документов с соблюдением норм, установленных Законом об архивном деле (ч.

4 ст. 18 Закона об архивном деле). Единственное установленное законом требование для акционерных обществ – хранить документы, переданные на хранение в архив о. Порядок приема-передачи документов при реорганизации организации.

Приложение 1. ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ. Приложение 2. ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ.  Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию. Приложение Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда. Приложение Учетная карточка единицы учета электронных документов (эд). Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства.  Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива.  Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются?  Правила предусматривают представление их непосредственно в архив организации, но поскольку архив чаще всего является одним из подразделений службы делопроизводства, то в инструкции по делопроизводству или ином регламентирующем документе организации можно предусмотреть передачу описей сначала в службу делопроизводства, которая должна оформить на каждой описи гриф согласования (цифра 3 в Примере 9), а в случае необходимости может потребовать составить к описи список условных.

PDF, rtf, doc, EPUB