Skip to content

Правила формирования дел в архив

Скачать правила формирования дел в архив doc

Существует два варианта того, как дела сдаются в архив  Дела принимаются в архив по описи. Исключение составляют небольшие организации, где формирование дел может происходить централизованно. Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ правила и обеспечение архивного дел. Формирование дел– это процесс группирования исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел, и систематизация архивов внутри дела. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Формирование дел осуществляется в формированьи с номенклатурой, утвержденной на предприятии.

Сейчас участились вопросы читателей о том, как исправить ошибку в формировании дела, в которое были подшиты документы с разными сроками хранения, а дело уже обработано, включено в опись и подготовлено для передачи в архив. Подскажем возможные варианты, как привести дело в соответствие с действующими правилами, предотвратить подобные промахи в будущем, а главное, раскроем небольшой профессиональный секрет, который позволит минимизировать трудозатраты.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. "Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от ).

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подле. Правил). В архив организации, в деятельности которой создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, поступают документы постоянного срока хранения, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности ее структурных подразделений, подведомственных организаций и физических лиц2.  Номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации (п.

Правил). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел (п. , Правил). Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости.  Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.

Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Таким образом, можно сделать вывод, что формировать документы в дела необходимо по их содержанию в соответствии с номенклатурой дел, т.е. приказы с приказами, личные карточки с личными карточками.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования  С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации (структурных подразделений) по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Особенности физического состояния и формирования дела.  На обложке дела должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, в который будут переданы дела организации, с указаниями кодов государственного архива и организации.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

PDF, EPUB, PDF, doc