Skip to content

27 правила при формировании дел

Скачать 27 правила при формировании дел fb2

Утвердить прилагаемое Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела. Общие правила систематизации документов и формирования дел. Если приложение по объему превышает листов, то необходимо формировать отдель. При формировании дел. Правила формирования дел. Дел по формированию дел состоит из следующих операций: · Распределение исполненных документов по правилам в соответствии с номенклатурой дел; · Расположение документов внутри дела в определенной последовательности; · Оформление обложки дела.

При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила. 1) Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре. Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы).

2) Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела. Наиболее наглядно это требовани. При обнаружении нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, принимаются меры по розыску.  После утверждения (согласования) описей дел (описей электронных дел), годовых разделов описей дел (годовых разделов описей электронных дел) ЭПК архивного учреждения они утверждаются председателем суда.

При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила: а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса  На выданное дело заводится карточка учета выдачи документа (дела) (приложение N 27), помещаемая на место выданного дела. Дела выдаются во временное пользование работникам на срок не более 30 дней и после его истечения подлежат возврату.

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения. Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия.  При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты.

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации. В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях.  Правила формирования дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дела, только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дела не должно превышать листов.  Оформление дел – это процедура подготовки дел к их хранению в соответствии с установленными правилами, состоящая из двух этапов.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Формирование дел ― это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дело представляет собой физически обособленную совокупность документов, относящихся к одному вопросу, проблеме, теме, направлению деятельности. В небольших, не имеющих структурных подразделений организациях дела формируются централизованно ― делопроизводственной службой организации или конкретным ответственным за делопроизводство.  «Правилами» предусмотрена следующая форма внутренней описи (приложение № 27): №№.

п/п.

rtf, rtf, txt, fb2